惠州市一窗灯火社工服务中心项目实施管理制度
一、定义
为了满足服务对象的需求，在一定时间内，运用一定的资源，按照预定的服务目标、服务内容和服务要求所涉及，实施的社会工作服务任务，对服务对象产生某些改变和影响，带来社会性效果。
二、范围
非政府采购的社区服务、社工岗位、社工服务项目及研发但并未采购的社工服务项目。
三、项目管理流程
研发项目→有资金资助实施→项目拓展部监管→项目库→实施→验收→形成品牌
研发项目→无资金资助实施→项目拓展部统筹→备案→项目库→项目拓展部运作→形成品牌
四、立项
1、对象：对已签订资助协议的非政府采购的所有社区服务、社工岗位、社工服务项目等均需在机构立项。
2、立项时间：自资助协议签订之日起2周内必须到机构项目拓展部申请立项。未立项的项目无资格申请项目奖励。
3、立项流程：
填写立项申请表，提交立项资料→项目拓展部审批→审批是否通过→若通过，则经由总干事审批→若通过，则立项成功
填写立项申请表，提交立项资料→项目拓展部审批→审批是否通过→不通过，发送回执和告知未通过原因，进行整改→项目拓展部审批→通过，总干事审批；不通过，发送回执和告知未通过原因，进行整改→再从项目拓展部审批重新开始流程
4、立项资料：申请书、项目成员、项目计划书、资助协议（包含调研报告、项目内容、项目进度、项目预算、项目团队等基本信息）
五、备案
1、对象：针对机构同工参与各项目大赛的优秀项目进行备案，有完备的项目调研、项目计划及经费预算。
2、时间：各项目大赛结束一个月内进行备案。
3、目的：为保障项目研发人员的署名权，澄清项目研发团队构成，规范机构项目管理。
4、流程：
填写备案申请表，提交备案项目资料→项目审批→审批是否通过→若通过，总干事审批→若通过，备案成功，发送回执
填写备案申请表，提交备案项目资料→项目拓展部审批→审批是否通过→不通过，发送回执和告知未通过原因，进行整改→项目拓展部审批→通过，总干事审批；不通过，发送回执和告知未通过原因，进行整改→再从项目拓展部审批重新开始流程
5、备案资料：申请书、项目成员、项目计划书
六．项目实施
1、与项目合作/出资方签订项目协议；
2、项目团队人员及项目经费预算备案；
3、项目团队组织开展项目服务
4、项目团队每月定期开展项目会议，对项目进度、项目内容进行总结反思和改进；
5、项目团队对项目资料进行存档；
6、项目中期，项目团队进行中期总结；
7、项目完结期，项目团队筹备项目验收。验收依照协议要求，项目购买方若有项目验收标准的按购买方案进行筹备。若项目购买方未提供验收标准的，则参照机构项目验收制度；
8、项目成果展示，可以依照项目实际情况选择展示方式，选择最少两项，例如项目成果册、成果视频、研究、微电影等；
9、项目结束后申请项目验收，验收合格后，项目结项。
七、项目监控
项目监控针对已立项和已实施的项目。
1、项目实施团队每个半年需要递交项目进程报告（包括项目进展及情况，项目实施中遇到的困难或好的经验总结）
2、项目经费使用情况
3、项目进度存档情况表
八、项目变更
1、定义：项目变更是指原有项目计划、具体做法，在实施过程中可能发生的改变。
2、范围：已正式在机构进行立项的项目
3、变更类别
（1）人员变更：指实施过程中，项目实施团队人员的变更，包括减少和更换。
（2）经费变更：指实施过程中项目实施经费的变更，例如经费预算的变更，财务科目的变更以及服务经费的增加等。
（3）实施地变更：项目实施地的改变。
（4）服务指标变更：服务指标的改变。
4、变更流程
变更申请人提交变更申请→项目拓展部对项目变更申请审批→若通过，总干事审批→若通过，结束
变更申请人提交变更申请→项目拓展部对项目变更申请审批→不通过，发送回执和告知未通过原因，进行整改→项目拓展部审批→通过，总干事审批；不通过，发送回执和告知未通过原因，进行整改→再从项目拓展部审批重新开始流程
九、项目财务
1、项目预算：项目协议签订后，项目实施团队需在2周内上交项目经费预算，计划每个月的花费，并在项目实施过程中有计划的开展服务及使用情况。
2、发票要求：项目实施过程中所有的报销，除发票外附带符合报销内容的小票清单（收据），否则一律不予报销。
3、单项大额经费使用：项目实施过程中，凡单项超过1000元的花费，由机构直接支付给供货商，须提供供货商的账号和账户名称。
4、项目经费的监控：项目负责人要对项目经费使用情况进行监控，每季度上交该季度的经费使用明细，人事财务部负责核算每季度的项目花费，监控项目总经费的使用情况。
十、结项与验收
1、存档
（1）项目档案存放地：项目实施过程中，项目相关资料的存放地方为各服务点；项目结束，项目相关资料的存放地为机构项目部（包括纸质和电子版）；
（2）存档时间：项目结束一个月内；
（3）存档资料清单：项目结束后将以下资料交机构服务管理部；包括但不限于：需求调研报告、项目计划书、项目实施过程记录、项目半年/年度总结、项目成效报告、媒体报道相关佐证材料、项目宣传资料（折页、海报、成果册、宣传视频等）、合同/相关利益方协议、行政性材料（会议记录、督导记录等）、项目成果资料（至少2项：项目成果册、研究或文章发表、视频或微电影）、其他资料（表扬信、感想、锦旗等）
2、结项与验收流程
项目总结→结项申请→项目验收→领导审批→若通过，则项目结束；若不通过，项目整改，再走审批流程
（1）提交报告：项目验收时提交项目结项申请，总结报告包含项目介绍、项目指标完成情况、项目人员情况、项目经费情况、项目成果及成效、社会影响力、项目创新等内容，包括但不限于以上内容。
（2）验收方式：项目验收主要由项目管理部进行，项目验收将对项目资料进行检查，项目负责人需以ppt的形式进行汇报，验收人员将按照验收标准进行打分，并将意见现场反馈给项目成员，项目成员针对问题进行整改，验收通过后方可申请领导审批，结束项目。
（3）验收标准：参考一窗灯火项目验收标准，各项目验收标准将会根据具体情况对验收标准进行调整，请留意验收通知。
十一、知识产权及保密
1、定义：知识产权是指权利人对其创作的智力劳动成果所享有的财产权利，一般只在有限的时间期内有效。各种智力创造比如发明，文学和艺术作品，以及在商业中使用的标志、名称、图像以及外观设计，都可被认为是某一个人或组织所拥有的知识产权。
2、项目著作权的归属：社工在职期间，利用机构的技术条件所研发的项目，著作权归机构所有。色鬼离职后项目不得私自外传，如若发现，机构必将追究其责任；同时，员工离职后，依旧拥有项目的署名权。
项目保密：机构项目不得随意外传，非项目开发人员需用项目计划书，需签订保密协议并注明文件用途，如违反机构规定将追究其责任，为防止外协，请注意以下几点：项目传递形式以纸质版为主，电子版不得随意发给他人；电脑设置密码，密码不得随意告知别人；项目资料不得随意拷贝；项目相关的内容资料要谨慎处理，不得随意乱扔，需投入碎纸机；未经允许不得随意将项目资料外借；在涉及需要保密资料的场合，不得带外人进入（办公区域，档案柜等地）
